残業しないための5か条! 出勤前に決めておくべきことは?

スケジュールは逆算して立てる

【出勤前に帰る時間を決める】

出勤前に帰る時間を決めることが、段取り力アップの第一歩。「段取り上手な人は、常に逆算で考えるクセがついています。“早く帰れたら嬉しい”といった願望や、“できるかどうか”で考えるのもダメ。大事なのは“絶対に18時に帰る”と決め、その方法を考えること。自分で約束ごとを作ることで、周囲に流されないようになります」（セールスコンサルタント・伊庭正康さん）

【作業は必ず所要時間とセットで考える】

作業に取りかかる時は、所要時間を決めてスタートすること。「例えば、“この書類作成は最低でも30分、できれば15分で終えられるようにトライする”と決める。すると、テンプレートを使い回すといった目標時間を達成するための工夫が生まれます。それでも目標の所要時間に収まらなかったら、原因を検証し、改善につなげる努力を」

【プライベートの予定は先に埋めておく】

予定は“埋まる”ものではなく、自分で“埋める”もの。「“やりたいことがあっても忙しくてなかなかできない”のは、予定は埋まるものと考えているから。段取り上手な人は、必要なプライベートの予定は先に入れ、それを避けて仕事の予定を組む。スケジュールに対し主導権を持てば、次々と入る予定に翻弄されないようになります」

【小さな仕事こそ、明日に持ち越さない】

仕事を明日以降に持ち越さないために、できることは“今、ここ”で済ませるクセを。「例えば、次回の打ち合わせの日を決める際、相手が目の前にいるのに“改めて連絡しますね”と言ってしまうと、翌日以降の仕事を一つ増やすことに。メールも溜めるとヘドロのように溜まるので、できれば90分以内を目標に返信しましょう」

【スケジュール帳はテトリスの要領で使う】

スケジュール帳は時間軸付きのバーチカルタイプがオススメ。「資料作成などの時間が決まっていない予定も、前もって所要時間を決め、バーチカルタイプの手帳にブロック状に書き込んでいくこと。そうやって、溜まりがちなデスク作業を視覚化し、分散させていくことで、週明けや月末といった特定の時期のバタバタも防ぐことができます」

伊庭正康さん　セールスコンサルタント。リーディングカンパニーを中心に、営業スキル、リーダーシップ、時短に関する講演や研修を年200回以上行う。近著に『仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方』（日本実業出版社）。

※『anan』2019年4月17日号より。イラスト・STOMACHACHE.　取材、文・菅野綾子

（by anan編集部）