知らなくて大恥&激怒!ビジネスメールのNGマナー10選
文・三谷真美
【アンアン総研リサーチ】
ビジネスシーンでの失敗メールとは?
誤送信で…
「クライアントから送られてきたクレームメールを、社内の担当者に転送するつもりが、間違ってクライアント本人に送ってしまったことがあります。その結果、追加のクレームになりました(涙)」(32歳・会社員)
「競合の数社にメールを送っている際に、宛名を変えそびれて送信…他社にも声をかけていることが先方に伝わってしまい、上司にすごく怒られました」(31歳・会社員)
「Bccで一斉送信するところを間違ってccで送ったために、全員のアドレスが流出。数多くの送信先からクレームがきました」(32歳・PR)
「文章を書いている途中で送ってしまうこと自体は、先方を怒らせるほどでもないと思うのですが、宛名の名前を書いて“様”をつける前の“呼び捨ての状態”で送ってしまった時は冷やっとします」(33歳・その他)
一番多い失敗談が誤送信。社外秘や個人情報はトラブルの元なので、送信前に宛先確認を徹底したほうがよさそうです。ショートキーやパソコンの反応が悪く何度もクリックしたせいで誤送信してしまうケースも多いので、パソコンの設定で改善できないか確認してみましょう。
正しいメールマナーがわからない
「社長と社員の名前を横並びで書いてしまい、先方にキレられました」(26歳・契約社員)
「お客様へのメールに社内向けの言葉で送ってしまい、ccに入れていた上司からお叱りを受けました。今でも、敬語と謙譲語の使い方に悩んでいます」(27歳・会社員)
ビジネスメールでの宛名は、役職順であれば名前を横に並べても縦に並べてもいいとされています。ですが平社員と横並びになっていることで気分を害してしまう人もいるようなので、先方の人柄を配慮して送る必要があるのかもしれません。
敬語と謙譲語が混ざっている他にも、過剰敬語や「よろしかったでしょうか」などの存在しない敬語を使っている人が多いように思います。言葉使いに関する本がたくさん出ているので、メールや電話対応が多い人は一度勉強するとよさそうです。
常識知らず!?
「夜中3時頃にメールを送ったら、常識がないと怒られました」(32歳・会社員)
「仕事関係の人に『はい、オッケーです!』と返信したら、ラフすぎると怒られた(笑)」(33歳・アーティスト)
業種によってはカジュアルな対応が好まれることもありますが、最低限のマナーは守っていたほうがよさそう。メールを受け取る人の気持ちを考えて送りましょう。
確認不足でちょいミス
「クライアントの“junko”さんにメールが送れず、宛先を確認したら“j”を入れ忘れて“unko”になっていた(笑)」(32歳・会社員)
「先方からの返信がなく、強気で催促の電話をしたら『とっくに送った』と言われ……迷惑メールに紛れているのを見落としていただけでした」(28歳・出版関係)
アドレスの打ち間違いは情報漏洩に繋がる可能性があるので注意が必要です。初めてメールのやり取りをする相手の場合は迷惑メールに届いてしまうこともあるので、先方に問い合わせる前にはチェックましょう。
トラブルを大きくしないためには速やかな謝罪が大切
ビジネスメールで失敗した時の対処法は、「謝罪のメールをすぐに送る」が圧倒的に多く、「メールを送って電話をする」、「菓子折りを持って謝罪に直接伺う」、「会った時に謝る」など。「マナーを知らないから教えて欲しいと話したらかわいがってもらえた」なんて人もいました。言いわけなどはせずに、素直に謝ることが失敗を最小限に抑えるポイントなのかもしれません。
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