昔の常識、今は非常識...最新版お仕事メールマナーを学ぼう!

忙しいときには電話に出るのすら面倒という人も出現し始めた昨今、メールの重要性はますます増しています。ビジネスメールに関する最新マナーを覚えて仕事をスマートにこなしましょう。

普段はLINEやメッセンジャーなどの短文でのやりとりが多いため、「仕事の長文メールは苦手…」という人もいるのでは? だからといって、「かしこまりました」「お願い申し上げます」など、形式ばった言い回しを使い続けていると他人行儀と受けとられる可能性も…。


「メールの使われ方は時代とともに日々変化しています。いつでもメールができる時代だからこそ、相手のトーンや関係性に合わせることが大切。<失礼にならない距離を保つ>のではなく<関係がよくなる距離に変えていく>ことがポイントです。<メールの前に電話>が慣例でしたが、緊急以外は<メールが先>がいまの常識という人も増えました。形式にとらわれず、心を込めた言葉を使うコミュニケーション力を身につけて」(キャリアアドバイザー・井上真里さん)


最新マナーに合わせ、今すぐアップグレード! 異動の際の「挨拶」と「欠勤」連絡の2つの例を見ていきましょう。


挨拶…思い出を振り返り、心を込めてご挨拶。


異動が決まったら、異動先と新しい連絡先を伝える。進行中の案件があれば後任者を紹介し相手に迷惑をかけないよう早めにフォローを。「送信先が多いので一斉メールになりがちですが、単なる報告だけに終わらせないように。<相手に敬意をはらう><文頭・文末の挨拶をしっかりする>という基本マナーを押さえつつ気持ちを込めて」


<Point!>

特にお世話になった人には「営業部で○○のお仕事をご一緒させていただきました際は、本当にありがとうございました。」など、思い出や感謝の言葉を添えると心のこもったメールになる。


連絡…まずは電話。メールでフォローを。


欠勤する場合は、電話連絡が基本! ただし、影響が出る仕事がある場合は、内容や対応についてメールしてフォローしましょう。「会議を休む場合などに、急きょ代理をお願いする人がいれば、その人には必ず電話を入れ確認をとりましょう」


<Point!>

・件名には「本日4月19日欠勤のご連絡」のように、いつ休むか日付を入れる。

・社内宛ては「様」ではなく「さん」。

・欠勤することで、何に影響が出てどう対応しているかを明記し混乱を防ぐ。

・次回の出勤日の目処を書く。


いのうえ・まり キャリアアドバイザー。企業の採用担当としてのべ6000名超を指導。新入社員へのマナー研修も数多く手がける。

※『anan』2017年4月26日号より。イラスト・小迎裕美子

(by anan編集部)


※2017年4月21日作成



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