今さら聞けない! すぐに使えるビジネスメールマナー
文・尾崎ムギ子
【アンアン総研リサーチ】vol.43
anan総研メンバーへのアンケート調査では、78%の人が「ビジネスメールの書き方を学んだことがない」という結果になりました。
https://ananweb.jp/topics/research/16927/
そのアンケート調査で、ビジネスメールについてのお悩みについて聞いたところ、特に多かったのが、“クレームの伝え方”。
そこで今回は、直井章子さん(アイ・コミュニケーション)に、クレームなど ‟言いくいことの伝え方” について教えてもらいました。
「伝えにくいこと」「言いにくいこと」は “褒めポイント” とセットで
直井さん 「伝える目的が何か」ということを考えましょう。相手への改善の要求だったり、提案だったり、相手を一方的に否定する内容でなければ聞き入れてもらえると思います。相手と状況によりますが、褒めるポイントがあれば、マイナスなことだけでなく、プラスのこともセットで伝えるといいですね。
その際、“先にマイナスなことを伝えて、プラスのことで締める” と、プラスのイメージで終わります。まずは褒める、というやり方もありますが、相手への注意でメールが終わると、マイナスイメージが残る可能性があります。どちらにしても、一方的に攻めることにならないよう、「気になる点があるのですが……」といった柔らかい入り方がよいと思います。
ではここから、メンバーからの具体的な質問に答えていただきましょう!
終わらないメール。
「延々と返事が返ってくる場合、どうやってメールを終わらせればよいですか?」(20歳・学生)
直井さん 通常は、「1.5往復」が理想的です。日程調整のメールで、1通目で候補日を挙げて、「この中でご都合いかがでしょう?」とたずねるとします。2通目は、「○日(□曜日)の△時だと都合がいい」と返ってくる。3通目で、「分かりました。その日に伺います」という1.5往復で完結するのがよいですね。3通目がないと、相手が(この日程でいいの?)と不安になるので、「分かりました」というメールを必ず送りましょう。
さらに相手から「よろしくお願いします」という返事がきて、こちらも「ありがとうございます」というように、メールが続いてしまう場合もありますよね。これは基本的に不要なやり取りです。ただ、中には “自分が終わらせたい” という人もいるので、相手に合わせてもいいと思います。
「仲の良い人へのビジネスメールは、固くなり過ぎると距離を感じてしまうのが悩みです」(23歳・教育)
直井さん 仲の良い相手に対しては、固くなり過ぎないように、柔らかい表現を使うのもよいですね。一方、関係性が築けていない相手だと、相手がどう感じるかがわからなくて悩む方が多いです。なので、まずはスタンダードな型を身に着けて、その上で応用していく、というのが順番としてはいいと思います。型というのは、「宛名、挨拶、名乗り、メールの用件、詳しい説明、結びの挨拶、署名」という流れです。まずは、型をしっかり身に付けるとよいですね。
PROFILE
直井章子/広報、販売促進、営業の仕事を通じメールコミュニケーション力は重要であるという問題意識から、ビジネスメール教育の専門家として活動中。教育研修プログラムの開発、講演、執筆など多岐に渡る。著書『ビジネスメールの常識・非常識』(日経BP社)。ビジネスメールコミュニケーション講座開催情報はこちらからhttp://business-mail.jp/
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